Как построить свою систему CRM на базе FlyDoc
Только что инсталлированная система FlyDoc уже имеет все необходимое для начала организованной работы с клиентами. При наличии большого количества ранее имевшейся информации о клиентах достаточно представить ее в виде файла Excel, чтобы затем импортировать в базу данных FlyDoc при помощи специального программного модуля.
Имеющиеся бумажные документы можно отсканировать и поместить в виде графических файлов-вложений в электронные документы FlyDoc. При этом можно делать отдельные документы для каждой бумаги, складывать однотипные файлы в один документ или, если такая практика будет сочтена более удобной, поместить все отсканированные файлы в карточку клиента.
Перед началом работы полезно продумать структуру электронного архива, а также тип и количество полей в карточках различных документов. Документы могут содержать официальную и коммерческую информацию о клиентах, адреса и телефоны, числа и даты в любых сочетаниях и количествах. Мощная система поиска позволяет быстро найти нужные записи и просмотреть их в виде отсортированного списка, дерева или даже календаря.
По мере автоматизации дополнительных участков офисной работы можно создавать и новые типы документов FlyDoc, такие как учетная карточка оборудования, документ для согласования счета на оплату и любые другие каждодневно выполняемые операции. Гибкая система выдачи прав доступа позволяет как выдавать доступ к документу группе сотрудников, так и назначать несколько исполнителей и отправлять документ на проверку или согласование нескольким кураторам.
FlyDoc предоставляет возможности персонифицированной рассылки писем по списку клиентов без использования внешних почтовых программ. Так можно отправлять, например, новогодние поздравления, или специальные коммерческие предложения для клиентов из конкретного региона. До начала автоматической отправки писем перечень клиентов можно отфильтровать по заданному условию.
Для планирования работы FlyDoc предоставляет, в дополнение к списку дел и календарю, механизм напоминаний. Обычные и циклические напоминания могут существовать сами по себе или будучи привязанными к какому-либо заданию (документу). Это очень хорошо организует работу менеджера. В самих электронных документахFlyDoc имеется форум (обсуждение), а также журнал всех действий с документом. Все новые записи, например, обсуждение результатов переговоров с конкретными клиентами, можно просмотреть в специальном окне, чтобы быстро оценить события, произошедшие на работе с момента последнего запуска программы сотрудником.
Аналитическая направленность CRM представлена разнообразными отчетами о деятельности сотрудников, о трудозатратах и о состоянии клиентской базы. Стоит отметить, что в этой же программе можно получать отчеты об имеющихся и зарезервированных товарах на складах, о товарах в пути и о динамике продаж.
Для компаний, бизнес-процесс которых не сразу начинается с оформления договорных отношений с покупателем, работу в CRM FlyDoc можно сделать проще и удобнее. На стадии телефонных переговоров или электронной переписки информацию о потенциальном клиенте можно вносить в специально созданный тип документа, собирая данные о клиенте, такие как направленность деятельности, предполагаемый объем закупок и т.п., а после заключения договора просто заполнить клиентскую карточку и указать клиента в вышеупомянутом документе. Такая организация работы позволит не засорять клиентскую базу малоперспективными записями или вообще "мертвыми душами", при этом не теряя потенциально полезной информации и сохраняя протоколы всей работы менеджеров.
